2.6 充分的項目溝通

　　項目溝通管理的目的是使項目組內部成員和項目干系人能及時、准確地得到他所需要的信息，並能正確地理解相關信息。

　　良好的溝通機制是項目各干系人之間思想交流的重要保障。有效的項目溝通管理，使全體項目組成員的思想高度統一、步伐協調一致。因此，項目溝通是項目管理的一個重要組成部分，也是項目管理成功與否及執行好壞程度的一個關鍵問題。

　　一個項目涉及到的各種未知和風險因素很多，需要協調的事情也多。項目經理的任務之一就是做好溝通和交流，為保證溝通的順暢，項目組從編制上配備了客戶代表，協助項目經理進行項目的溝通工作。項目的溝通包括項目組內的溝通及項目組與外部之間的溝通。

　　項目組內的溝通主要指項目組成員內部的交流溝通。為了讓項目組每個成員都能很好地領會項目的目標和下一步計劃，讓每位成員都清楚自己的任務和責任，項目經理必須保持與項目組成員的日常溝通，聽取每位成員的工作心得及其工作進展情況，激勵項目組成員的工作積極性。

　　在商業智能項目中，項目組不定期地采用聚餐，團體活動進行溝通。固定的溝通在每天下班後進行一次針對當天工作情況的小總結，時間較短，通常在十幾分鐘內，目的是為了及時發現項目中出現的問題，並討論解決措施。

　　定期例會：每周五下午項目組內部和客戶方項目組有一個定期交流會，主題是互相交流一周內的工作進展情況；分析已經出現和潛在的風險與問題；總結項目實施中取得好的經驗，以保證每一位項目成員在項目中都能發揮出良好的作用。

　　與上級主管的溝通：除了定期的周報和月報，項目經理應與上級主管保持隨時的交流與溝通。如果發生突發事件或重要情況，項目經理應立即與上級主管聯系，使問題得到及時反映和解決。

　　項目組外的溝通主要是與用戶之間的交流和溝通。此類溝通的目的是：使用戶及時了解項目進展情況，保證項目按照計劃和用戶要求的方向推進，使用戶認同項目的進度並建立預期。除了平時的口頭溝通，項目經理負責根據項目管理中的溝通計劃（比如雙方定期的工作進展報告、交流），反映項目實施中出現的問題，並與用戶協商解決方案；正式提出需要用戶提供的支持或配合事項及需要用戶確定的業務流程等。

　　在商業智能項目中，每周都會與用戶進行周例會總結工作、制訂計劃，並配合解決工作中遇到的相關問題。每周的例會我們會邀請用戶相關各部門的領導參加，有決定權的領導的出席，交流會才有效果。我們應積極進行協調，主動邀請用戶主持此類的會議。通過增進與用戶的溝通，分散和降低項目實施的風險，保證項目最終的順利割接和驗收。

　　所有與用戶之間的交流溝通、項目組內部每周的例行溝通都要列入會議紀要，並統一作為項目管理的文檔輸出一部分。項目溝通的方式可以多種多樣：可采取面對面溝通、電話溝通、電子郵件溝通、傳真溝通或書面報告等多種方式。溝通是信息的傳遞，也是相互之間加深了解的橋梁，作為項目經理，必須掌握一定的溝通方法和技巧。